Top 7 Stratégies pour rédiger ses procédures comptables

La deuxième partie de l'encaisse à la série du cycle de trésorerie

Première partie: http://www.bizmanualz.com/articles/01-05-05_inventory_procedures.html/?ART79

La semaine prochaine: les ventes

Nous avons déjà trouvé 250.000 $ ... nous allons donc trouver un autre 250.000 dollars ...

Pose de la Fondation

La semaine dernière, nous avons soulevé la question: quel serait votre entreprise faire avec $ 1,000,000? Pour jeter les bases, nous avons introduit des stocks, selon la première des quatre domaines qui mènent vers notre objectif d'un million de dollars. Et vous avez vu exactement comment réaliser la première tranche de 250.000 des économies de trésorerie en évitant les retards avec une augmentation de la vitesse, ainsi qu'un accroissement de la discipline et de compétence. Mais comment exactement? Avec le temps - vous l'avez vu à l'inventaire et comme vous allez le voir cette semaine.

S'attaquer à des procédures comptables

Continuons sur ce thème crucial de temps avec une autre source importante de votre bilan - en particulier, les comptes débiteurs (A / R). Si vous avez des $ 500.000 ou plus dans les comptes débiteurs alors STOP! Nous l'avons retrouvé.

La réduction moyenne Collection Jours

Pourquoi? Parce que si nous nous concentrons sur la réduction de votre collection de jours en moyenne de 50%, alors votre solde des comptes débiteurs tombera à 250.000 $ et le résultat sera une somme supplémentaire de 250.000 dans votre compte bancaire. Et juste comme ça, nous sommes à mi-chemin de notre objectif de $ 1,000,000.

Alors maintenant, nous allons voir comment cela fonctionne dans un scénario de gestion de la vie réelle.

Procédures comptables Exemple de services aux entreprises

Un organisme de services avec 700.000 $ en moyenne A / R soldes besoin d'aide. Donc, nous avons examiné leur fonction A / R à comprendre et à quantifier les flux de travail et la charge de travail. Ensuite, nous avons conçu et mis en œuvre un processus visant à améliorer l'A / R performance.

Les mesures que nous avons développé réduit leurs "plus de 60« comptes débiteurs de 85% et l'ensemble de leurs A / R solde de 50% dans les 90 jours de mise en œuvre des nouvelles procédures. Avec ces nouveaux processus et des rapports, l'entreprise assure maintenant le suivi moyen de jours de collecte et de souffrance plutôt que de vente quelques jours à peine exceptionnelle (DSO) que la mesure de leur efficacité de collecte.

Le résultat: une somme supplémentaire de 350.000 en espèces. Et, encore une fois, nous avons explicitement voir le rôle crucial de temps et comment une augmentation de la vitesse et la discipline donne directement une augmentation des gains d'efficience et de l'argent. Alors, comment pouvez-vous utiliser le temps à votre avantage?

Méthodes de conception du processus comptable Nouveau

Diminution cycle de collecte. Examiner les comptes des clients qui vont au-delà de vos propres conditions. N'attendez pas le double de la valeur nette de prendre des mesures.

Serrer la politique de crédit. processus de crédit Examiner les taux de glissement. Avez-vous un processus d'approbation de crédit? Avez-vous effectuer des vérifications de crédit? Quelles normes sont utilisées pour accorder du crédit?

Réduire les conditions de crédit. Changer les conditions de crédit que vous offrez à vos clients. Si vous offrir des conditions de 45 net, le réduire à 30 net. Vous pourriez offrir un rabais de 1% en cas de paiement dans les 10 jours net à cause d'autre en 30 jours. Ceci est équivalent à l'intérêt annuel de 18% et la plupart des entreprises auront ces termes.

Raccourcir le processus de facturation. Le projet de loi immédiatement vos clients. Il s'agit d'un grand. De nombreux organismes de services d'attendre la fin du mois aux heures de pointage facturables et déterminer les redevances à la clientèle. Ne pas attendre la fin du mois. Cela pourrait réduire à recevoir votre journée par autant que 15 jours là. E-mail ou fax vos factures pour sauver un jour ou deux (logiciel de comptabilité QuickBooks par exemple contient cette fonctionnalité).

Réduire les erreurs de facturation. La plupart des clients de retarder les paiements en raison d'erreurs de facturation. Les clients ne reconnaissent pas la facture jusqu'à ce qu'il soit corrigé et ne peut même vous avertir, le vendeur, de l'erreur jusqu'à ce que vous appelez pour la collecte. Encore une fois, en évitant ce retard dans l'erreur et le temps sera le montant des économies de trésorerie.

Former le personnel des comptes débiteurs. Assurez-vous que tout le personnel impliqué sont la formation de comprendre les mesures de performance pour leurs emplois. Par exemple, une entreprise de gérer 500.000 $ en cumul mensuel des soldes A / R (soit 6 millions de dollars par an!) En utilisant un A / R greffier qui fait 30.000 $. Mais alors, le superviseur utilise rien de plus que en cours d'emploi (FCE) de formation pour le greffier. Ensuite, le CFO pense qu'il (le CFO) est vraiment gérer l'argent. Mais, en réalité, ce n'est pas le cas, le greffier est la gestion de l'argent au jour le jour. Donc, ne devrait pas l'A / R greffier reçoivent une formation suffisante pour gérer une telle quantité importante? Après tout, il suffit d'un changement de 6% en A / R en un mois à l'égalité de l'A / R greffier du salaire annuel total. N'est-ce pas l'A / R d'épargne d'une valeur peu plus de temps dans la formation?

Maximiser le processus comptable. Avec le service des comptes clients, vous devez utiliser chaque élément du processus pour obtenir le plus d'avantages pour votre entreprise. Et avec les procédures de gagner du temps mis en place, vous y laisserez votre efficacité du travail pour vous.

Saisir votre objectif politique

Avec des processus bien définis et des procédures en place, vous allez augmenter l'efficacité en réduisant vos Nombre moyen de jours de collecte. Et bien sûr une réduction des jours en moyenne Collection signifie que votre solde des comptes débiteurs diminuera également, la création de plus d'argent en espèces à la main. Et juste comme ça que nous sommes à mi-chemin de notre objectif de $ 1,000,000. Tout ce que vous avez à faire est de la saisir.

La semaine prochaine, nous allons examiner de trouver encore un autre $ 250 000 dans la fonction de vente - qui nous donnera 750.000 $ pour atteindre notre objectif de 1 million de dollars d'économies de trésorerie. Donc, encore une fois, non seulement vous avez l'intention de récolter les fruits de l'épargne supplémentaire à votre ligne de fond, mais aussi voir plus d'argent à la banque - en espèces 1.000.000 $ pour être exact.