Dans la plupart des organisations, les rencontres sont souvent les plus gros temps-répondantes. Avec un peu de planification, il est possible à la fois raccourcir le temps consacré aux réunions et pour rendre ce moment plus productives. Voici comment.
* Laisser tous les participants savent pourquoi vous êtes tenue de la réunion, ce qui doit être accompli et de ce que chaque participant est appelé à contribuer. Cela devrait être communiquée avant la réunion.
* Si les participants doivent faire les travaux préparatoires avant la réunion, de mentionner ce fait. Ne pas prendre pour acquis que cette préparation va être pris en charge automatiquement.
Se la réunion n'a suivi d'une séance précédente, faire circuler une copie du procès-verbal de ce dernier, même s'il a été fait avant. Cela est particulièrement vrai si il y a un écart de temps entre la première rencontre et le suivi.
* Essayez de voir que tout le monde arrive à temps et qu'il est déjà assis lors de la réunion est due commencer. Quelqu'un marche à mi-chemin une réunion peut être une grande distraction.
* Servir rafraîchissements pendant une réunion, c'est aussi une distraction. Énoncés des rafraîchissements avant le début de la réunion. Calendrier des pauses Rafraîchissements pour si la séance doit se poursuivre pendant plusieurs heures ou une journée.
* Faire des copies de tous les documents nécessaires. Passage autour d'un ensemble unique de documents pour tout le monde à lire est très improductif. Pourtant, il est surprenant comment souvent quelque chose d'aussi simple que ce n'est pas pris en charge.
* S'en tenir à ce point. Celui qui préside la réunion devrait être prêt à intervenir si une personne est digression à ce sujet. Coups autour de la brousse est un énorme temps-usées.
* Minimiser les interruptions d'autres participants lorsque quelqu'un prend la parole. D'autres peuvent réagir lorsque la personne a fini de parler.
Tous les téléphones cellulaires doivent être éteints. Appels sur les lignes de la terre devraient être reportés autant que possible.
La réunion doit se terminer avec un résumé des principaux points couverts et les conclusions. Vous devez également préciser qui est responsable pour chaque action spécifique à prendre, avec un calendrier. Plus tard, une communication écrite portant sur tous ces points devrait sortir à tous les participants.
Faire des réunions plus utile, c'est tout sur l'utilisation d'une approche sensée. Respecter les lignes directrices ci-dessus et regardez vos réunions à devenir beaucoup plus productive.
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