Accroître la participation aux événements est généralement le plus grand défi pour les planificateurs de réunions et d'événements. Beaucoup de gens pensent que si ils planifient un événement fantastique, les gens vont simplement venir. Cela n'arrive pas, non pas sur ses propres. En fait, cela peut être déroutant et inquiétant pour les responsables de l'hébergement et l'achèvement de l'événement. Avez-vous embaucher une firme de relations publiques pour aider à la publicité, qui est censé conduire à plus de participants? Ou avez-vous dépendre de la "liste" de personnes susceptibles d'y participer. Il peut être un peu des deux. Embaucher firmes de relations publiques et uniquement en fonction de leur aptitude à conduire fréquentation en hausse peut être une grosse erreur. La responsabilité d'un cabinet de relations publiques est de mettre dans la publicité, et non participants. En fait, les médias fait rarement des histoires sur des événements qui n'ont pas encore arrivé.
La publicité de l'événement peut être coûteux aussi. Elle augmentera la sensibilisation de l'événement, tandis que pas nécessairement cibler les personnes les plus susceptibles de fréquenter. En fait, à moins que la publicité s'adresse à un particulier, un groupe très ciblé des individus, le coût de l'annonce sera emportent de loin sur la probabilité que plus de gens viendront.
Donc, juste ce qui va augmenter la fréquentation? Les listes de diffusion! Cependant, pas seulement une liste de diffusion. De nombreuses associations et organisations expérience d'une baisse de fréquentation pour leurs événements au fil des ans. Pourquoi? Parce qu'ils continuent à utiliser les mêmes listes de diffusion, encore et encore. En fait, lorsque les événements sont nouveaux, plus de personnes sont susceptibles d'assister simplement à «check it out." Puis commencez à fréquenter tomber. Afin d'empêcher que cela n'arrive, vous devez développer une liste de diffusion spécifiques ciblées et un solide plan d'action à utiliser la liste qui sera finalement augmenter votre fréquentation. Voici quelques stratégies que vous pouvez utiliser pour voir des résultats immédiats:
· Recherche d'autres listes de diffusion disponibles. Regarde pour les associations et les organisations qui présentent des événements pour un public similaire. Offre d'échange reconnaissance des commanditaires en échange de leurs listes de diffusion. Le parrainage peut inclure une table à votre événement pour eux de distribuer la documentation promotionnelle. Elle pourrait inclure leur nom et leur logo dans vos brochures, programmes et autres documents imprimés. Elle pourrait inclure un échange de votre liste de diffusion (pour un temps seule utilisation). Négocier ce qu'ils allaient accepter ou de développer des lignes directrices de parrainage pour inclure ce qu'ils recevraient. Cela vous coûtera rien et votre liste de diffusion pourrait aller de 1.000 à 10.000 (ou plus). Bien sûr, cela coûtera plus cher au courrier à plus de gens. Quand mon église a décidé d'organiser une vente aux enchères, nous avons recherché une autre organisation qui avait accueilli des ventes aux enchères dans le passé. Nous avons été en mesure d'échanger des listes avec certains d'entre eux, résultant en une liste triple de la taille que nous avons commencé avec. Le résultat: près de la moitié des participants sont venus de ces autres listes.
· Depuis l'impression et la diffusion d'une liste plus va augmenter les coûts de promotion, l'utilisation d'autres stratégies pour économiser de l'argent. Imprimer des brochures bon marché qui sont les expéditeurs soi-même (permet d'économiser sur les enveloppes). Utiliser un processus en deux couleurs au lieu de quatre couleurs. Utilisez designs créatifs qui attirent l'œil et d'économiser sur l'impression. L'offre est toujours une bonne pratique commerciale; ont l'impression «soumission», à moins que votre imprimante commanditaires de l'impression, en échange de l'exposition. Utilisez le courrier en vrac au lieu de première classe. Il sauve de tonnes en poste, vous permettant de courrier à plus de participants potentiels.
· Créer une publicité "stunt" pour augmenter pré-exposition pour l'événement. Lorsque une organisation de femmes que je suis impliqué dans (American Association busienss Femmes) a voulu la publicité pour une conférence régionale nous accueillir, nous avons réfléchi des idées qui pourraient attirer l'attention des médias. Nous étions organise un cocktail, ouvert au public la veille de la conférence était de commencer. L'événement a marqué deux buts pour répondre. L'un était d'accroître la sensibilisation locale de l'organisation. L'autre était d'augmenter la fréquentation. Notre thème pour l'événement a été chaud, chaud, chaud en Floride du Sud. Nous avons invité les sud de la Floride Calendrier pompiers à l'événement à «se mêler» avec les participants et de vendre leurs calendriers. Les calendriers ont été une levée de fonds pour le Centre de Jackson Memorial Gravez à Miami. Nous avons donc créé un «pré-événement» pour favoriser l'accueil. Nous avons appelé le service des incendies de Cooper City (deux des gars civils y travaillaient). Nous avons demandé si nous pouvions prendre des photos de publicité avec les pompiers sur leur camion de pompier. Ils ont dit "oui". Nous avons demandé à un membre qui était un photographe professionnel pour prendre les photos. Les résultats ont été formidables! Une photo en couleur sur la couverture de la page Société, avant l'événement et mentionne dans d'autres journaux locaux. Nous avons eu une fréquentation sell-out. En fait, les pompiers vendus tous les calendriers qu'ils avaient apporté qu'ils avaient à prendre des commandes pour remplir le reste. Et le «pré-événement" C'était amusant.
Cela peut ne pas fonctionner pour chaque événement. Surtout si c'est pour membre seulement. Si votre événement est ouvert au public, des documents commerciaux d'étude pour voir ce que d'autres organisations seraient susceptibles croisée des promoteurs de votre organisation. Si vous avez un budget sain, l'achat des listes de diffusion est une option à considérer. Continuez de chercher de nouvelles listes. Chambres de commerce ont des listes grande qui pourrait inclure des participants probables. Vous pouvez également promouvoir l'événement avec des télécopies de diffusion et d'e-mails. Soyez prudent lorsque vous le faire. Publicité non sollicitée n'est pas seulement intrusif, il peut donner à l'événement une mauvaise réputation et peut même vous coûter de l'argent des amendes, etc je ne envoyer des e-mails, mais il est de listes que j'ai créées par les associations de plusieurs, je suis impliqué dans . Si l'événement est un organisme sans but lucratif ou d'un service, vous pouvez créer vos listes en utilisant des bénévoles. Consultez les lycées et collèges pour les étudiants qui ont besoin d'heures de service. Offrez-leur des heures de service en échange d'inputing les informations dans votre base de données.
des individus, le coût de l'annonce sera emportent de loin sur la probabilité que plus de gens viendront.Donc, juste ce qui va augmenter la fréquentation? Les listes de diffusion! Cependant, pas seulement une liste de diffusion. De nombreuses associations et organisations expérience d'une baisse de fréquentation pour leurs événements au fil des ans. Pourquoi? Parce qu'ils continuent à utiliser les mêmes listes de diffusion, encore et encore. En fait, lorsque les événements sont nouveaux, plus de personnes sont susceptibles d'assister simplement à «check it out." Puis commencez à fréquenter tomber. Afin d'empêcher que cela n'arrive, vous devez développer une liste de diffusion spécifiques ciblées et un solide plan d'action à utiliser la liste qui sera finalement augmenter votre fréquentation. Voici quelques stratégies que vous pouvez utiliser pour voir des résultats immédiats:
· Recherche d'autres listes de diffusion disponibles. Regarde pour les associations et les organisations qui présentent des événements pour un public similaire. Offre d'échange reconnaissance des commanditaires en échange de leurs listes de diffusion. Le parrainage peut inclure une table à votre événement pour eux de distribuer la documentation promotionnelle. Elle pourrait inclure leur nom et leur logo dans vos brochures, programmes et autres documents imprimés. Elle pourrait inclure un échange de votre liste de diffusion (pour un temps seule utilisation). Négocier ce qu'ils allaient accepter ou de développer des lignes directrices de parrainage pour inclure ce qu'ils recevraient. Cela vous coûtera rien et votre liste de diffusion pourrait aller de 1.000 à 10.000 (ou plus). Bien sûr, cela coûtera plus cher au courrier à plus de gens. Quand mon église a décidé d'organiser une vente aux enchères, nous avons recherché une autre organisation qui avait accueilli des ventes aux enchères dans le passé. Nous avons été en mesure d'échanger des listes avec certains d'entre eux, résultant en une liste triple de la taille que nous avons commencé avec. Le résultat: près de la moitié des participants sont venus de ces autres listes.
· Depuis l'impression et la diffusion d'une liste plus va augmenter les coûts de promotion, l'utilisation d'autres stratégies pour économiser de l'argent. Imprimer des brochures bon marché qui sont les expéditeurs soi-même (permet d'économiser sur les enveloppes). Utiliser un processus en deux couleurs au lieu de quatre couleurs. Utilisez designs créatifs qui attirent l'œil et d'économiser sur l'impression. L'offre est toujours une bonne pratique commerciale; ont l'impression «soumission», à moins que votre imprimante commanditaires de l'impression, en échange de l'exposition. Utilisez le courrier en vrac au lieu de première classe. Il sauve de tonnes en poste, vous permettant de courrier à plus de participants potentiels.
· Créer une publicité "stunt" pour augmenter pré-exposition pour l'événement. Lorsque une organisation de femmes que je suis impliqué dans (American Association busienss Femmes) a voulu la publicité pour une conférence régionale nous accueillir, nous avons réfléchi des idées qui pourraient attirer l'attention des médias. Nous étions organise un cocktail, ouvert au public la veille de la conférence était de commencer. L'événement a marqué deux buts pour répondre. L'un était d'accroître la sensibilisation locale de l'organisation. L'autre était d'augmenter la fréquentation. Notre thème pour l'événement a été chaud, chaud, chaud en Floride du Sud. Nous avons invité les sud de la Floride Calendrier pompiers à l'événement à «se mêler» avec les participants et de vendre leurs calendriers. Les calendriers ont été une levée de fonds pour le Centre de Jackson Memorial Gravez à Miami. Nous avons donc créé un «pré-événement» pour favoriser l'accueil. Nous avons appelé le service des incendies de Cooper City (deux des gars civils y travaillaient). Nous avons demandé si nous pouvions prendre des photos de publicité avec les pompiers sur leur camion de pompier. Ils ont dit "oui". Nous avons demandé à un membre qui était un photographe professionnel pour prendre les photos. Les résultats ont été formidables! Une photo en couleur sur la couverture de la page Société, avant l'événement et mentionne dans d'autres journaux locaux. Nous avons eu une fréquentation sell-out. En fait, les pompiers vendus tous les calendriers qu'ils avaient apporté qu'ils avaient à prendre des commandes pour remplir le reste. Et le «pré-événement" C'était amusant.
Cela peut ne pas fonctionner pour chaque événement. Surtout si c'est pour membre seulement. Si votre événement est ouvert au public, des documents commerciaux d'étude pour voir ce que d'autres organisations seraient susceptibles croisée des promoteurs de votre organisation. Si vous avez un budget sain, l'achat des listes de diffusion est une option à considérer. Continuez de chercher de nouvelles listes. Chambres de commerce ont des listes grande qui pourrait inclure des participants probables. Vous pouvez également promouvoir l'événement avec des télécopies de diffusion et d'e-mails. Soyez prudent lorsque vous le faire. Publicité non sollicitée n'est pas seulement intrusif, il peut donner à l'événement une mauvaise réputation et peut même vous coûter de l'argent des amendes, etc je ne envoyer des e-mails, mais il est de listes que j'ai créées par les associations de plusieurs, je suis impliqué dans . Si l'événement est un organisme sans but lucratif ou d'un service, vous pouvez créer vos listes en utilisant des bénévoles. Consultez les lycées et collèges pour les étudiants qui ont besoin d'heures de service. Offrez-leur des heures de service en échange d'inputing les informations dans votre base de données.
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