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Combien de fois avez-vous demandé à quelqu'un de faire quelque chose comme «élaborer un plan pour le projet de tel ou tel"? Votre employé a terminé le plan, mais alors vous dites: «Ce n'est pas ce que je voulais» ou «Ce n'est pas comment vous le faites". Et si l'employé pense: mais vous ne me dites pas exactement comment vous avez voulu le faire.
Si vous vous trouvez avoir en arrière malentendus avec vos employés, vous pourriez avoir un problème de communication. Et cela pourrait être la création de mauvais sentiments, un moral bas et d'inefficacité. Pour remédier à cela, c'est peut-être temps de vous pensé à la création d'un Manuel des politiques et procédures.
Regardons 7 méthodes pour renforcer la communication et la performance.
1. Mettre en œuvre des politiques et procédures efficaces
Un manuel des politiques et procédures est un outil de communication destiné à responsabiliser les employeurs, les gestionnaires et les employés avec une approche cohérente pour l'accomplissement de leurs tâches quotidiennes. Il fournit un ensemble de politiques, plans, rapports, formulaires et des routines de travail qui transmettent le pouls de l'organisation.
Un manuel bien développée concentre les communications d'affaires au quotidien entre les employés et la direction sur ce qui est vraiment important de faire le travail. Cette orientation est la première étape dans l'autonomisation des employés. L'autonomisation nécessite une vision partagée, la communication des informations nécessaires et une formation adéquate.
2. Transmettre la politique de gestion et de la Vision
Manuelle d'une organisation doit être utilisé pour communiquer à la fois politiques et les procédures appropriées pour la mise en œuvre de la politique dans un format de style combinés. Si les employés connaissent la vision, puis ils se sentent en confiance pour prendre des décisions. Gardez à l'esprit, cependant, les politiques ne doivent pas être confondus avec les procédures.
Politique - Une ligne de conduite ou méthode d'action pour guider et déterminer les décisions présentes et futures. Une politique est un guide pour la prise de décision dans un ensemble donné de circonstances dans le cadre des objectifs de l'entreprise, les objectifs et les philosophies de gestion.
Procédure - Une façon particulière d'accomplir quelque chose, ou une façon de faire les choses. Une procédure est une série d'étapes suivies dans un ordre défini réguliers qui assurent la démarche cohérente et répétitive à des actions.
3. Améliorer la communication et exécuter efficacement des opérations
Un manuel sert à traduire les philosophies d'affaires de l'entreprise et ses désirs en action. Un manuel bien conçu est un outil de communication indispensable pour l'exécution efficace des opérations au sein des ministères et de combler le fossé entre les départements interdépendants. Si un ministère a des informations spécifiques qui lui sont nécessaires pour traiter une tâche, cette information est facilement capturé dans une forme qui accompagne la tâche. Les formulaires sont monnaie courante dans les affaires, agissant comme un guide pour des choses telles que les commandes d'achat, demandes d'emploi ou des réquisitions d'actifs.
4. Réduire le temps de formation de Business Process
Un manuel des politiques et des procédures est un guide fonctionnel pour la formation des employés, nouveaux et existants. Il prévient des difficultés à accomplir des tâches en raison du manque de compréhension ou d'approches incohérentes de changements de personnel. Et il va aider à développer une méthode cohérente dans le traitement de n'importe quelle tâche.
5. Améliorer la productivité et la prise de décision
Politiques et procédures d'accélérer la prise de décisions par des employés ayant une pratique, source d'autorité pour répondre aux questions. Manuels bien développé et documenté peut assurer la conformité avec les agences réglementaires qui touchent votre entreprise, y compris la sécurité et administration de la santé au travail (OSHA), Food and Drug Administration (FDA), les autorités contractantes du gouvernement et des organismes de certification indépendants (ie ISO).
6. Renforcer l'Organisation et Qualité
Un manuel complet qui couvre tous les départements au sein d'une organisation peut devenir une «qualité» manuel pour toute l'entreprise. Cela aidera à garantir un fonctionnement optimal et à une prestation uniforme des plus beaux de produit ou service de l'entreprise.
Il va «responsabiliser» les employés à prendre des décisions indépendamment sans les retards ont besoin ou le temps de faire participer les différents niveaux de gestion. Un manuel bien pensé permettra seulement de chacun dans l'organisation la capacité et la flexibilité nécessaire pour prendre les bonnes décisions dans son travail responsabilités.
Par exemple, un représentant du service à la clientèle devrait être capable de gérer le problème d'un client et avoir l'autorité pour résoudre le problème à droite sur la tache. En outre, une équipe de production doit être en mesure de diagnostiquer un problème de qualité et de formuler et de résoudre le problème en collaboration avec l'ingénierie, sans avoir à passer par différents canaux haut et en bas de l'échelle de l'entreprise.
7. Rencontrer Objectifs des politiques et procédures Manuel
L'objectif du manuel des politiques et des procédures est d'identifier les voies et moyens de communication, ainsi que l'obtention de la prestation de services ou le produit fabriqué à moindre coût dans le minimum de temps. Non seulement il va être utilisé pour habiliter un organisme, mais elle aura l'avantage supplémentaire d'augmenter la satisfaction au travail et le moral des employés.
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