5 étapes pour identifier les processus de base

La deuxième partie de la création des processus bien définis
Série

La semaine prochaine: la mise en œuvre

La semaine dernière, nous avons soulevé la question: comment savez-vous où commencer? Comment pouvez-vous identifier une lacune dans l'un des processus clés de votre entreprise?

La réponse: suivre la piste de l'argent ...

Mais comment voulez-vous suivre la piste de l'argent, et ce que cela signifie pour votre entreprise? Pour y répondre, examinons cinq étapes pour identifier votre processus de base et les besoins de changement.

Étape 1: Définir votre modèle d'affaires

La question suivante peut paraître très basique, mais vous devez d'abord vous demander: que je suis en affaires? Vous demandez ce parce que vous voulez suivre la piste de l'argent: d'identifier exactement comment vous gagner de l'argent et d'où vient que les recettes. Et cela définit aussi votre modèle d'entreprise, qui définit la façon dont vous gagner de l'argent. En examinant votre modèle d'affaires (y compris la mission et des énoncés de vision), vous voyez non seulement la façon dont vous pouvez faire de l'argent, mais aussi la façon dont vous devriez faire de l'argent. En d'autres termes, ce qui devrait se produire dans votre entreprise pour accroître les recettes - mais elle n'est pas et pourquoi?

Étape 2: Créer une cartographie des processus

Une fois que vous avez regardé votre modèle d'affaires, continuer à suivre la piste de l'argent et d'identifier les processus clés de votre entreprise dans le cycle de trésorerie de trésorerie. En faisant cela, vous pouvez voir quels sont les processus les plus critiques pour le succès global de votre entreprise.

Ensuite, connectez le processus de base dans un plan du processus. Lien fournisseurs, entrées, sorties et les clients ainsi que de voir le cycle global de trésorerie de conversion. Examinons une carte haut niveau processus.

Ici nous avons le cycle économique complet d'une entreprise typique en utilisant la méthode SIPOC, qui relie les fournisseurs d'intrants des processus aux résultats pour les clients. Pour illustrer, un plan du processus typique de flux comme celui-ci de gauche à droite: un fournisseur relie l'achat d'intrants au processus d'inventaire et les ventes de sortie, qui est ensuite reliée à la clientèle. De là, le cycle de flux aussi de retour de droite à gauche: le client se connecte la sortie des comptes débiteurs pour le processus de fabrication à l'entrée des comptes à payer et enfin au Fournisseur.

Avec ceci, vous pouvez voir les ministères des flux de trésorerie à travers laquelle. Et une fois que vous identifier et éliminer les processus de base de votre entreprise, vous êtes plus près de répondre à la question: quel processus dois-je commencer à améliorer?

Étape 3: Examiner les états financiers

Maintenant, continuez le long de la piste de l'argent en regardant vos états financiers, y compris le bilan, compte de résultat et tableau des flux de trésorerie. Vos états financiers indiquent où votre argent s'accumule, un peu comme un instantané de ce que votre vitesse est pour le moment.

Par exemple, dans une entreprise de fabrication, vous pouvez déterminer si il ya de longues périodes d'attente entre les ventes ou longs délais de livraison - deux qui sont évidentes dans l'inventaire. Et l'inventaire (comme on le voit dans vos états financiers) montrent également les effets du temps - et si votre vitesse de processus (c'est à dire un processus lent dans le cycle de conversion qui entraîne de longs délais et les temps d'attente) est à l'origine une pile dans vos états financiers. Demandez-vous: "sont mes processus assez rapide pour faire mes clients heureux?"

Etape 4: Réglez la vitesse

La vitesse est la vitesse à laquelle votre système fonctionne actuellement, par exemple les marchandises livrées dans les délais et la réactivité aux commandes. Pour concevoir un processus efficace, vous aurez besoin de connaître la vitesse de jeu que l'organisation a besoin de maintenir la satisfaction de la clientèle. Si votre processus d'inventaire a un temps de cycle long, en commençant par les matières premières et se terminant avec le client, alors ce pourrait être une indication d'une faible vitesse. Les clients donnent le ton, et ils vous diront si la vitesse de rotation des produits est suffisante. Et si les entreprises ont besoin pour calculer ce que le rythme est de satisfaire nos clients.

Étape 5: Déterminer effet de levier

Le dernier élément de la suite de la piste de l'argent est d'examiner de levier - l'amélioration des processus qui créera le plus fort retour sur investissement (ROI)? Gardez à l'esprit à la fois temps et argent, et de déterminer ce que l'inefficacité processus prend tout votre argent. Pourquoi est ce processus qui ronge votre argent, et doit-il être? Mais gardez à l'esprit, aussi, l'élément de risque: ce qui va arriver si je fais un changement, et ce qui se passera si je fais pas de changement?

Pour évaluer vos besoins ROI, examiner les cinq pièces que nous avons discuté jusqu'ici: votre modèle d'entreprise, cartographie des processus, vos états financiers, la vitesse et l'effet de levier pour faire vos clients heureux. Répondez à ces cinq questions, et vous devez savoir par où commencer.

Examinons un exemple dans le jeu ...

Examen d'une étude de cas de leurs processus métiers

Une entreprise de fabrication intéressés par la qualité ISO 9001 a été l'expérience de service à la clientèle pauvre et de l'inventaire très bas tours, et besoin d'aide. problème perçu de la société n'était pas celle qu'ils portaient trop de stocks, mais, au contraire, qu'ils avaient service à la clientèle pauvre et le rendement des employés dans le traitement et l'exécution de commandes en temps opportun. Pour cette raison, ils ont voulu nous concentrer sur ces domaines. Mais avec un tel tas de stocks, nous avons vu un drapeau rouge. Et nous avons demandé à l'entreprise: où est la cause racine du problème?

Comme nous l'avons jeté un regard plus loin, nous avons immédiatement constaté une connexion entre le client et les ventes de services pauvres d'un stock important de l'inventaire. l'efficacité de l'entreprise de fabrication du cycle a été si faible qu'elle a créé un besoin perçu d'accroissement des stocks. Et les clients ne sont pas heureux à cause de longs délais d'attente pour recevoir les produits qu'ils avaient commandés. En d'autres termes, les clients ne recevaient pas la vitesse qu'il avait prévu et voulu.

La société a insisté qu'il a besoin de plus d'inventaire pour garder les clients heureux. Mais c'est juste un autre bandage pour fixer le symptôme du problème et non la cause.

L'inventaire est un résultat de l'achat, la fabrication et les cycles de vente. Et si nous avons examiné les états financiers, le modèle d'affaires et de la vitesse du système de l'entreprise. De là, nous avons créé un plan du processus de ces trois processus de base, ainsi que défini à effet de levier de l'entreprise qui assurerait une saine ROI pour toutes les modifications aux procédés. Nous avons calculé une amélioration de cinq fois la vitesse. En éliminant les inefficacités du système, l'inventaire a diminué de manière significative, se transforme considérablement augmenté, et les clients étaient heureux. Nous avons aidé à réduire le montant total de l'inventaire. Et nous avons également contribué à augmenter la vitesse du cycle des stocks en se concentrant sur les achats, la fabrication et de vente.

Créer une analyse des écarts

Et avec cet exemple, nous pouvons maintenant répondre à notre question initiale: par où commencer? Comme nous l'avons discuté, suivre la piste de l'argent à travers les cinq étapes clés: définir votre modèle d'affaires, créer une cartographie des processus, examiner les états financiers, la vitesse de jeu et de déterminer de levier. Mais qu'est-ce qu'il tire tous ensemble?

Nous mettons tout cela ensemble avec une analyse des écarts. Une évaluation des opérations (également appelé audit) se traduit par une analyse des écarts et des lacunes de ce rapport, l'inefficacité ou, dans le système vous indique par où commencer pour atteindre votre cible. Une analyse de l'écart vous permet d'identifier vos principaux processus et indicateurs de performance pour que vous puissiez atteindre vos objectifs.

Perspectives d'avenir

La prochaine fois, nous nous pencherons sur une carte processus plus en profondeur. Nous avons identifié par où commencer, mais nous allons apprendre à créer une cartographie des processus - l'un des documents les plus importants dont vous avez besoin pour la réussite de votre organisation.