Cet article, le deuxième d'une série de trois, donne quelques conseils sur l'adaptation et de documenter une méthodologie basée sur un cadre standard telles que ITIL ou PMBoK.
Dans l'article précédent, que j'ai expliqué pourquoi c'est une bonne idée de créer une méthodologie basée sur un cadre standard et mis en évidence les critères pour choisir la plus pratique. Dans cet article, je vais donner quelques conseils pour l'adaptation et la documentation de la méthodologie.
Comprendre le cadre
Une fois qu'un cadre a été choisi, il est temps de commencer l'élaboration de la méthodologie. La première étape consiste à acquérir une compréhension générale du cadre, une vue globale de ses composants. Vous devez avoir une idée claire de la portée et les limites. Il peut être utile (si vous avez déjà quelques procédés formels en place) pour réaliser une cartographie de vos processus à la norme et effectuer une analyse de l'écart. Ce n'est pas nécessaire si vous approchez le projet comme un projet de réingénierie, accumulent les nouveaux processus du sol.
Construire une feuille de route
Une fois que vous avez une vision claire de la portée du cadre standard et votre situation actuelle, il faut définir où vous voulez obtenir (la portée de votre méthodologie). Cela signifie que vous devez avoir une vision claire de votre organisation une fois la nouvelle méthodologie est en marche. Vous pourriez trouver que certains processus ne s'appliquent pas à votre organisation ou sont trop sophistiqués pour vos besoins.
Être réaliste. Prendre en considération les ressources dont vous disposez pour le projet et le calendrier. N'oubliez pas que cette vision stratégique est connue par toutes les personnes impliquées dans le projet et compris et partagés par le promoteur initiative.
Maintenant vous savez où vous voulez obtenir et les objectifs du projet ont été définies, il est temps de planifier comment vous allez y arriver. Vous pouvez affronter le projet de deux façons :
Livraison ponctuelle. La méthodologie est déployée seulement seulement une fois que le champ d'application a été atteint.
Livraison supplémentaire. La méthodologie est déployée dans plusieurs itérations, dont chacun publie un ensemble de processus.
Bien que l'approche ponctuelle peut avoir un sens lorsque la portée du changement est limitée, je pense qu'une approche itérative augmente la probabilité de réussite du projet. Essayez d'obtenir quelques victoires d'accès rapide en choisissant pour les premières itérations de ces processus qui ajoutent de la valeur visible ou résoudre des problèmes connus. Vous apprendrez à chaque nouvelle version et appliquer ces connaissances dans les itérations suivantes.
Adapter et détailler les processus
Les cadres standards sont polyvalents. Afin d'être utile à un ensemble vaste et hétérogène des organisations qu'ils fournissent conseillées exprimé en général des termes. C'est votre tâche que convertir une action d'oeuvres. Après la compréhension des processus décrits dans le cadre, vous devrez déterminer comment vous souhaitez qu'il effectue dans le contexte de votre organisation, de déterminer les rôles qui seront chargées de l'exécuter, les outils qui seront utilisés pour faciliter l'il et les documents, informations, objets, etc.... qu'il doit livrer.
Documenter les processus
Une fois que les nouveaux procédés sont clairs, ils doivent être documentées afin de faciliter leur communication au peuple qui doit les exécuter. L'objectif est maintenant que le processus est exécuté dans le monde réel selon la nouvelle définition du processus. Cela ne peut être atteint que par la compréhension des processus et acheter des personnes qui effectuent le processus, et bon de traiter la documentation est la clé pour cela.
Processus peut figurer dans une grande variété de formats avec plusieurs outils (à partir de MS word pour metoCube, un outil de documentation de processus développé par nos soins à Nevant). Quelque format et la structure, vous choisissez pour votre documentation de processus, essayez de toujours se rappeler ce qui suit :
Les documents de processus doivent être facilement accessibles. S'ils ne le sont pas, des gens ne passent de temps à leur recherche.
Traiter la documentation doit être facilement utilisable. Si les gens ne trouvent pas l'élément concret d'information que dont ils ont besoin rapidement, ils vont probablement s'abstenir ou gaspiller un temps précieux.
Les outils et les modèles nécessaires pour exécuter les travaux décrit doivent être facilement accessibles à partir de la documentation.
Complément textual descriptions de processus avec les diagrammes.
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