Pour votre entreprise à vraiment récolter les fruits d'une politique structurée voyages d'affaires, il doit se concentrer sur une chose par-dessus tout : respect. Malheureusement, alors que l'explosion des outils pratiques pour la réservation auto vous donne beaucoup plus de liberté de choix, il fait également respect beaucoup plus difficile. Toute technologie qui prend en charge une augmentation en conformité à la politique est fondée ; Il va économiser de l'argent de la société et ramener les avantages des voyages d'affaires.
La diversité de choix dans les outils de réservation libre d'aujourd'hui rend conformité grâce à des refus d'accès un protocole très difficile à appliquer. Ce que vous avez vraiment besoin est un entonnoir par laquelle 100 % des voyages de votre entreprise, activité doit passer. Dans le monde de l'entreprise, la seule solution viable entonnoir est le mécanisme de paiement – se faire payer est le niveleur ultime. Si vous utilisez une carte de crédit professionnelle comme le mécanisme de paiement, soutenu par une solution de gestion des dépenses et les fournisseurs qui peuvent rapporter à vous un niveau raisonnable de données, vous tenez une très bonne chance de soutenir l'objectif de conformité.
Une Solution de gestion des frais de respect de l'environnement (SGE)
Une solution de gestion des dépenses qui traite les transactions par carte (et possède des flux de travail décent) exige que le voyageur doit justifier personnellement toutes les déviations de la politique à leur superviseur – sur une base de transaction par transaction. Tout aussi important, les transactions individuelles entreposées donnent le gestionnaire de voyages d'affaires l'occasion de faire passer l'analyse et d'examiner les comportements individuels et d'agrégation.
Vous diront que c'est après l'acte, mais il vise encore la conformité. Selon les systèmes d'approvisionnement toutes les cartes, si un employé s'écarte systématiquement de politique de l'entreprise, ils peuvent être pénalisés (par exemple carte de retrait, avertissement officiel, cessation d'emploi, etc..). La menace de répercussions négatives agit comme un effet dissuasif sur l'utilisation abusive de carte, ce qui augmente le niveau de conformité.
Les avantages de la conformité à la politique
80 % des avantages affaire affaires de voyages d'affaires proviendra de la conformité à la politique voyages. Cela nécessite :
• Une politique saine et procédures ;
• Une stratégie de communication globale ;
• Porte de A à travers lequel toute l'activité peut être canalisée (la carte et la solution de gestion des dépenses) ; et
• Outils pour surveiller et mesurer le respect.
Il y aura aussi quelques périphériques avantages à tirer d'une solution de gestion des dépenses dans la phase de départ :
Par exemple :
• Le voyageur peut utiliser le composant de flux de travail d'une solution de gestion des dépenses pour créer des dossiers de demande et d'approbation voyage plutôt que d'utiliser quelque chose moins structuré comme courriels.
• À l'aide de la solution de gestion de dépenses, le voyageur peut créer un enregistrement de « l'engagement » au moment de la réservation pour la correspondance ultérieure de la transaction par carte de crédit quand il s'agit à travers.
• Vous pouvez obtenir un téléchargement des données de voyage de votre TMC et voyageurs peuvent chercher à correspondre à celle contre les transactions par cartes voyage, réduisant ainsi la quantité d'entrées manuelles requises du coordonnateur des voyages.
• La solution de gestion de frais fournit les voyageurs avec un journal en temps réel des engagements au-delà de ce qui peut être enregistré dans un journal intime.
Comment s'applique-t-elle à votre entreprise ?
En examinant l'analyse de rentabilisation pour cet exercice, vous n'avez pas besoin d'examiner de près un certain nombre de facteurs pour déterminer les avantages que vous réaliserez en fait :
• Il n'y pas de normes sectorielles et le marché tend à travailler comme une série de boucles isolées fournisseur fermé – votre efficacité sera plus grand if peut mener votre entreprise entièrement dans une boucle fermée. C'est à vous de déterminer si vous pouvez obtenir la puissance d'achat maximale dans cet environnement.
• L'importance que vous accordez à comprendre la valeur cumulée de voyage réservé mais non encore payés.
• L'étendue à laquelle vous pouvez source les données que vous avez besoin de vos voyageurs via une données TMC se nourrir et, par conséquent, les économies de la combinaison de touches que vous pouvez obtenir pour les voyageurs.
• La productivité gagne vous obtiendrez pour vos voyage en raison de leur mise en place des détails de voyage dans votre Solution de gestion des dépenses (SGE) au moment de la réservation, plutôt qu'au moment de l'arrivée de la transaction par carte.
La combinaison de la gestion électronique des voyages et frais de gestion est un sous-ensemble important d'eProcurement, et elle est soumise aux mêmes défis face à toutes les initiatives d'approvisionnement électronique au cours des 10 dernières années – normes de l'industrie, la participation de fournisseur et une place de marché sans soudure. Jusqu'à ce que ces éléments soient en place, plus grand avantage sera gagnée par les entreprises qui mettent l'accent sur la grande image d'où ils peuvent atteindre la valeur d'achat maximale avec une productivité d'achat raisonnable – habituellement basée sur la possibilité d'effectuer une analyse des modèles de dépenser et de comportement.
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