Trouver la Solution de gestion de droit frais pour votre entreprise

Ces derniers temps, des initiatives comme le projet Sarbannes Oxley Act aux États-Unis ont dramatiquement rehaussé le profil de conformité dans le monde de l'entreprise. Comme un élément clé de toute politique de conformité de l'entreprise, la gestion des dépenses a partagé certains des feux de la rampe. Ainsi, une Solution de gestion des dépenses (SGE) est maintenant essentiel pour toute entreprise occupant de conformité de l'entreprise. Mais ce qui est une Solution de gestion des dépenses (SGE) ? Votre entreprise a besoin un ? Et où trouver un bon ? Tout aussi important, comment avec succès, implémenter et intégrer une Solution de gestion des dépenses (SGE) dans votre environnement d'entreprise. Cet article jette une certaine lumière sur ces questions.

Ce qui est une Solution de gestion des dépenses (SGE) ?

Le terme « solution de gestion de dépenses » a servi à décrire les services et les produits commerciaux tout à fait différentes. Dans le cadre du présent article, une solution de gestion des dépenses est définie comme un système de technologie basée qui traite :

(i) enregistrements des transactions provenant d'un émetteur de carte de crédit (détaillant l'utilisation de salarié d'entreprise Financement cards0 ; et

(ii) demandes de remboursement en espèces émis par un employé.

Dans la pratique, l'application cible est les dépenses de voyage et de divertissement. Une Solution robuste de gestion des dépenses (SGE) soutiendra également les activités d'achat (carte) dans le cadre d'une stratégie plus large de gérer efficacement la valeur inférieure, les transactions entreprises à volume élevé.

Les étapes de trois principaux de tout processus de gestion des dépenses sont :

1. l'acceptation/entrée des données validées ;
2. l'application de règles prédéterminées de traiter les dossiers de dépense ; et
3. la comptabilisation des transactions à un référentiel d'entreprise comme un système ERP.

Quel est le but d'un Solution de gestion des dépenses (SGE) ?

Les objectifs d'une implémentation de solution de gestion de dépenses devraient inclure ce qui suit :

1. pour automatiser la préparation, présentation, approbation et vérification des réclamations de voyage & divertissement, ce qui améliore la productivité des titulaires de comptes et réduisant le temps et le coût du personnel des comptes ;

2. pour appuyer la mise en œuvre d'une méthode normalisée de pratique meilleure de la gestion des dépenses de volume élevé grâce à l'utilisation de cartes de crédit d'entreprise ; et

3. pour accroître la transparence et améliorer la gouvernance des transactions financières effectuées au nom de l'entreprise.

Sources de Solutions de gestion des dépenses

Organisations australiennes et internationales ont maintenant accès à une gamme de solutions de gestion des dépenses de qualité qui conviennent bien à entraînant une baisse des coûts tout en répondant aux exigences de conformité de l'entreprise l'administration. Il y a essentiellement trois sources de « solutions de gestion des dépenses » :

1. PGI ;
2. les systèmes offerts par l'émetteur de la carte ; et
3. best-of-breed solutions.

Chacun aura leurs propres mérites et adaptera les organisations dans des circonstances différentes.

Enterprise Resource Planning (ERP) systèmes

ERP provenant des frais de gestion a l'attrait de s'intégrer pleinement au sein de la suite financière du logiciel, offrant donc une apparence standard à tous les utilisateurs de l'ERP. Avec la fonctionnalité de gestion des charges ERP provenant, l'ERP fournit le logiciel de base, et l'entreprise doit personnaliser et configurer le système pour tenir compte de ses propres structures et les règles relatives à la gestion des dépenses de personnel. Si vous envisagez la possibilité d'utiliser leur ERP pour la gestion des dépenses, il faut être conscient d'un certain nombre de facteurs, notamment :

• la fonctionnalité réelle disponible au sein de leur système d'ERP installé spécifique ;
• l'arriéré de travail sur le système ERP accumulé pour le service informatique ; et
• le temps de déploiement et le coût du projet (qui sera généralement substantiel).
Les coûts de licence peuvent être un problème si une entreprise si votre entreprise n'a pas payé une redevance qui couvrira tous les détenteurs de compte de carte et prestataires de la trésorerie.

Systèmes d'émetteur de carte

Certains émetteurs de cartes de promouvoir des solutions « des frais de gestion » qui peuvent varier d'un rapport généré par ordinateur par le biais d'un système en ligne avec certains concepts de flux de travail intégrés. L'attraction des solutions de gestion de frais d'émetteur de carte, c'est qu'ils sont offerts dans le cadre d'une affaire de carte, parfois gratuitement (apparemment). Si vous envisagez une solution de gestion de frais Carte émetteur, vous devez savoir :

• sera vous « verrouillé » à la société émettrice? ; et
• vous serez en mesure de configurer la solution de gestion des dépenses afin de refléter adéquatement les exigences internes ?

Best-of-Breed Solutions

Best-of-breed des frais de gestion peuvent être relativement parfaitement reliées aux systèmes internes d'une organisation comme HR et ERP solutions auprès de fournisseurs spécialisés, mais ne présentera pas une normalisation au système ERP. Habituellement, vous choisiriez une solution de gestion de best-of-breed frais si vous le souhaitez :

1. votre entreprise d'être indépendant d'un émetteur de la carte particulière ;
2. de réaliser une mise en œuvre rapide ; et/ou
3. pour configurer la solution à ses propres règles uniques et les politiques de l'administration de la dépense.

Solutions de gestion des dépenses de Best-of-breed sont typiquement déployées comme un ASP (Application Service Provider), ou soi solution hébergée. Bien que les exceptions sont communes, petites et moyennes entreprises ont tendance à apprécier la diminution du coût initial d'une solution de gestion de dépenses ASP, et grandes entreprises sont attirées par le contrôle disponible via une solution de gestion de dépenses auto-hébergé. Solutions ASP de gestion des dépenses sont généralement payées sur a par base de déclaration par mois et dépense auto-hébergé, solutions de gestion ont une gamme d'options disponibles de redevances de licence initial à location licence.

Surmonter la résistance culturelle à des Solutions de gestion des dépenses

Certains directeurs de finances ont toujours une aversion pour les cartes de crédit entreprise. Il n'est pas rare d'entendre un directeur financier de dire "si je donner à chacun une carte, ils nous passerez cassé!"

Toutefois, les avantages d'une Solution de gestion de dépenses sont apparents dès que le directeur des Finances considère les difficultés de contrôler le comportement de dépenses des milliers d'employés à l'aide d'un système manuel de remboursements qui repose en grande partie autour d'un ensemble de feuilles de calcul non coordonnés. Activités de base telles que l'application des politiques de voyage, calcul des incidences fiscales, concilier, poster sur un plan comptable, à un niveau détaillé et l'audit, sont si difficiles qu'ils sont plus honorés dans la brèche que le respect...

Vu sous un autre angle, une entreprise avec des revenus de 700 millions de $50m $ au BAIIA, et 20 millions de dollars en dépenses annuelles des affaires d'employé, peut avoir un impact dramatique sur sa ligne de fond à l'aide d'une solution de gestion des dépenses sans pour autant augmenter les recettes. Si l'automatisation réduit ces dépenses de seulement cinq pour cent la première année, les économies seules auraient le même impact sur la ligne du bas comme 14 millions de dollars de nouveaux revenus. Il n'est pas surprenant que le retour sur investissement d'un projet de gestion des dépenses est souvent réalisé au sein de ses 12 premiers mois d'opération.

Solutions de gestion des dépenses jouent également un rôle essentiel dans la lutte contre la fraude. « Fraude » dans ce contexte prend de nombreuses formes, pas tous qui sont le genre qui atterrissent coupables en Cour. Information tirée de notre propre expérience de la clientèle et des publications de l'USA Association of Certified Fraud Examiners identifier les quatre principales catégories de fraude :

1. Mischaracterized frais
2. Exagérées des paiements (exagérées)
3. Dépenses fictifs
4. Plusieurs remboursements

Recherche aux USA a montré autant que 1 % des revenus d'entreprise fauchées par une mauvaise gestion frais du salarié. Systèmes de gestion des dépenses, de leur propre chef, éliminera pas cela, mais ils sont un outil essentiel dans la création d'un environnement qui pousse vers le bas le niveau de mauvaise gestion.

Conclusion

Au cours des 18 mois, notre compagnie a observé un changement de motivation pour les projets de gestion des dépenses. Alors qu'autrefois, solutions de gestion des dépenses étaient un exercice uniquement dans la réduction des coûts d'administration, maintenant gouvernance est également un pilote pour implémenter des contrôles de technologie basée autour des dépenses de volume élevé. La Loi de projet Sarbannes Oxley (SOX) aux Etats-Unis a attiré l'attention de toute entreprise active aux Etats-Unis. Toutefois, à l'intérieur ou à l'extérieur des États-Unis, les cadres supérieurs doivent garantir que leur entreprise a mis en place des contrôles financiers adéquats qui prévenir la fraude et de donnent un registre véridique et correct des activités financières de l'entreprise. Ainsi, l'entreprise gestionnaire des voyages qui emplacements une proposition sur la gestion des dépenses à l'équipe de direction supérieur actuellement conclut un prêt public.