Planification des événements spéciaux - partie II - le Plan directeur

« Le plan directeur est le plan que vous créez pour s'assurer que vous avez couvert vos bases lors de la planification de votre événement. Ce faisant augmentera vos chances d'avoir un résultat un grand succès, conduisant à des redirections de plus, les clients heureuses et les ventes plus. » Heidi Richards

1. Créer votre liste de contrôle. Une liste de contrôle fournit une feuille de route organisé à l'exécution de votre événement. Quelles ressources seront vous devez, dons, de personnes, de l'argent ? -Une liste de l'échantillon est incluse ci-dessous.

2. Créer une chronologie ! Cela devrait être une partie de la liste de contrôle et est sans doute l'élément le plus important du document qui assurera le succès de votre événement. La chronologie devrait inclure des éléments tels que, lorsque les programmes sont imprimés, lorsque les invitations/brochures devrait être imprimés et postés, quand commencer la campagne médiatique ou de publicité, quand aux décorations de l'ordre. Il comprend les délais d'inscription. S'il n'a pas déjà été déterminé, la chronologie comprend également le lieu de l'événement.

3. Créer votre budget. Cela devrait inclure toutes les opportunités de revenus (ventes d'enregistrement, billets, dons, parrainage, des concessions). Il devrait également inclure des frais pour l'impression, hébergement, nourriture, fournitures, sécurité, conférenciers, permis, assurance, affranchissement et articles divers encore à déterminer.

4. Pensez à la logistique. Ils incluent la taille de l'espace requis pour l'événement, le programme d'installation (tables, chaises, parking, signes, du petit port-la-pot, tentes), nettoyage, plans d'urgence, transport et les services qui sont fournis par la police et les services d'incendie.

5. Promouvoir l'événement. Quel est l'objectif majeur de la publicité ? C'est d'augmenter la fréquentation ou sensibilisation ? Il est de construire des relations communautaires bonne ? Si vous ne disposez pas d'une liste de médias, c'est jamais trop tôt pour commencer la création d'un. Connaissez-vous qui travaille pour imprimer local, de radio et de télévision ? Connaissez-vous qui connaît quelqu'un qui fait ? Si c'est un événement local, s'inspirant de la communauté locale, savoir si un Guide de médias locaux ou un répertoire est publié. Beaucoup de journaux ont ces ressources et donc de faire de nombreuses bibliothèques. Si c'est un événement national, recherchez les répertoires de médias nationaux d'assistance. Il y en a plusieurs au choix. Certains de ceux que j'utilise sont : Gebbie presse tout-en-un répertoire (1-845-255-7560), les médias Catalogue (1-800-621-0561), de Bacon et les Communications de Bradley (1-800-989-1400). Ces répertoires sont disponibles sur disque ou de livres.

Voici une liste de vérification étape par étape pour vous aider à organiser votre événement.

Tâche :

___ Select membres de l'équipe de planification. Inclure les dirigeants des événements spécifiques à être complété par le (date).

___ Élaborer le plan directeur par le (date). Cela peut inclure le thème, emplacement, etc..

___ Choisir la date de l'événement par le (date).

___ Sélectionnez chefs d'équipe secondaire (chaises sous-comité) pour la logistique par le (date).

___ Recruter ou embaucher des membres de l'équipe pour la logistique par le (date).

___ Créer votre publicité / campagne médiatique. Alerter les médias de photo et possibilités d'entrevue par le (date).

___ Préparer la « copie » pour les documents imprimés, y compris le programme, enregistrement formulaires, billets, inscription / de badges d'identification, rubans, bourses, etc. par le (date).

___ Plan les décorations par le (date).

___ Élaborer le calendrier des événements. Distribuer à chaque personne de l'équipe. Examen des affectations.

___ Déterminer comment l'inscription sera traitée et par qui.

___ Créer un Plan d'urgence dans le cas où l'événement doit être annulée ou reportée.

___ Ont une « répétition » de l'événement avec toutes les parties responsables d'examiner les rôles et les responsabilités de toute l'équipe de la veille.

___ Ont l'événement !

___ Courrier une copie de la lettre de programme et merci aux commanditaires et partisans de l'événement dès que possible après l'événement.

___ Envoyer des notes manuscrites Merci à votre hôte (employeur) et l'équipe avec que vous a travaillé. Si possible, inclure des photos.

___ Évaluer l'événement

© 2005 - Heidi Richards