Vous lisez à ce sujet dans tous les journaux dans toutes les villes dans tout le pays : certains commis comptable, approuvé par le propriétaire d'une petite entreprise, détourne des milliers de dollars. Si le vol n'est pas propriétaire d'entreprise, il provoque certainement un mal de tête important.
La raison pour laquelle que nous entendons si souvent de ces affaires est que, dans une petite entreprise, il seulement peut-être le propriétaire et un comptable. Le propriétaire n'aime pas faire des livres, ne comprend pas les et s'appuie sur cette personne pour prendre soin des choses. Le comptable, qui est habituellement ayant des difficultés financières personnelles, prend une petite somme d'argent dans l'intention de rembourser elle. Personne ne semble d'avis, donc plus est prise. Sur une période de temps, il commence à monter jusqu'à beaucoup d'argent.
C'est là qu'intervient la notion de « contrôle interne ». Essentiellement, chaque entreprise devrait avoir, à un certain niveau, un système de contrôle interne en place pour protéger contre les pertes, intentionnelles et non intentionnelles. C'est parce que les systèmes de « contrôle interne » seront: 1) protéger les espèces et autres biens ; 2) promouvoir l'efficacité dans le traitement des transactions ; et, 3) assurer la fiabilité des documents financiers. Un système de contrôle interne se compose principalement des politiques et procédures conçues pour fournir une assurance raisonnable que ces trois objectifs puissent être atteints. La taille et la complexité de l'entreprise déterminera l'étendue du système de contrôle interne.
Indépendamment de la taille, l'un des aspects plus importants d'un système de contrôle interne est le concept de séparation des tâches. Séparation des fonctions rend plus difficile pour le vol et les erreurs de passer inaperçue. Il est très inhabituel pour les deux employés de « complices » dans le but de voler de la compagnie.
J'ai travaillé comme auditeur interne pour une chaîne de journaux pendant trois ans. Mon travail consistait à pied dans les bureaux du journal inopinées et aller directement dans les boîtes d'argent comptant, les compter et de vérifier les recettes. Un de mes plus importantes étapes de vérification était de s'assurer que les procédures de contrôle interne sont en place et fonctionne correctement. Voici quelques suggestions pour les procédures de contrôle interne concernant la gestion de la trésorerie :
-Permettre à des personnes désignées gérer la trésorerie.
-Donner le responsable de la comptabilité à un individu qui ne gère pas l'argent.
-Utiliser les reçus numérotés de documenter tous les paiements.
-Faire tous les dépôts en banque rapidement.
-La personne qui prépare la conciliation bancaire devrait être différente de la caisse de manutention un.
-Si possible, la personne qui fait le dépôt bancaire doit être différente de celui qui gère la trésorerie et celui qui prépare la conciliation bancaire.
-Faire des dépôts intact avec aucun montant retiré pour payer les frais.
-Garder la trésorerie et chéquier dans une caisse enregistreuse ou un tiroir verrouillé.
-Étant donné que les tills ne sera jamais 100 % correct tout le temps, établir un niveau de tolérance des excédents et des pénuries pour déterminer le point auquel les mesures correctives seront déclenchées.
-Faire toutes les sorties de fonds par chèque, à l'exception des montants minimaux de petite caisse.
-Rendre certains chaque paiement est lié à un document papier, comme un bon, pour s'assurer qu'un document de trail n'existe pour tous les débours.
-Effectuer le dénombrement de surprise au hasard de petite caisse et les tiroirs caisse.
-Comte inventaire et autres actifs fréquemment et comparer avec les livres de la compagnie.
Un système de contrôle interne mis en place dès le début comme une mesure de prévention est plus efficace que l'établissement d'un système corrective en réaction à une perte. Si il s'avère, qu'il y a juste vous et la comptable de votre entreprise, vous avez besoin apprendre à faire une partie de la comptabilité afin que vous pouvez repérer des tâches vérifier les travaux de la commis-comptable. Qui, en soi, est une excellente mesure préventive.
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