Processus gestion des connaissances

Processus de la connaissance ne peuvent être gérées suivant le paradigme de gestion des processus business standard. Dans l'article suivant des lignes directrices sont donnés pour les organisations souhaite mieux gérer leurs processus de connaissance.

Dans les dernières années beaucoup a écrit sur la gestion des processus métiers et sur les technologies de support comme BPMS, SOAP et les Services Web. La plupart de ces théories, les outils et les techniques de désigner des processus de nature hautement structurée.

En général, praticiens et théoriciens du BPM ont porté sur des procédés très structurées, comme processus de back-office de nature industrielle ou administrative. Ces processus sont très standardisée et reproductible, de produire un résultat cohérent et sont susceptible d'être automatisée de bout en bout (STP) ou de la partie. Toutes les instances de processus sont exécutés de façon très similaire et il est facile de dessiner un diagramme décrivant l'ordre dans lequel les tâches sont exécutées. Il est également possible de formaliser les règles métier qui guideront les décisions, généralement basées sur l'évaluation de certaines variables de processus.

Mais récemment d'autres types de processus ont attiré l'attention des spécialistes en gestion de processus. Ils sont connus comme processus de connaissance, ou processus fondés sur les connaissances. Processus de connaissance peuvent être définis comme « processus de haute valeur ajoutée dont la réalisation des objectifs est fortement dépendante des compétences, connaissances et expérience du peuple leur réalisation ». Quelques exemples pourraient être gestion, R & d ou les processus de développement de produits nouveaux.

Les travailleurs du savoir effectuent ces processus en tenant compte de multiples entrées (généralement un vaste ensemble de données non structurées et de l'information) pour effectuer des tâches difficiles et prendre des décisions complexes parmi les multiples façons de faire le travail, chacun impliquant les différents niveaux de risque et les avantages. Ils dépendent des individus et il n'est pas possible d'automatiser leur.

Un exemple d'une connaissance processus « commercialise un nouveau produit ». Les mêmes étapes sont suivies à chaque fois qu'un nouveau produit est lancé (analyse comparative des concurrents, décider de la stratégie de prix, planification de promotion, etc...), mais c'est l'expérience, des connaissances et intuition du peuple qui conduisent le processus au succès.

-Plusieurs entrées de ce existent de processus
-Certains d'entre eux seraient des concours, étape du cycle de vie du marché, image de marque, budget, etc....
-Décisions complexe
-Il y a plusieurs façons d'atteindre les objectifs du processus (atteindre les ventes prévues, exploiter l'image de marque, etc....)
-Chaque décision implique à différents niveaux de risque et les avantages potentiels
-C'est la responsabilité du travailleur à choisir le meilleur (à faible prix, campagne de publicité agressive, etc....)

Il existe trois principales caractéristiques qui rendent le processus de connaissance différent des processus hautement structurés :

-L'accent est mis sur la communication plutôt que de l'automatisation

Il est essentiel à l'amélioration des processus de communiquer clairement des définitions de processus (la façon dont la société veut les processus à réaliser) pour les personnes en charge de leur exécution (grâce à la formation, processus de publication des descriptions, etc....). Les participants des processus mieux comprennent la définition de processus, plue la probabilité que le processus est effectué conformément à celle-ci.

-Ils sont mieux mis en œuvre grâce à l'obtention de buy-in que par imposer des directives

Ils sont plus difficiles à mettre en œuvre par le biais de discipline que les processus administratifs mnémotechnique (bien que certaine discipline est nécessaire). Il est préférable de se concentrer sur l'obtention de buy-in de personnes touchées par les processus grâce à la gestion de la participation, de communication et d'attentes au début. C'est un fait connu que les travailleurs du savoir sont réticents à changer leurs habitudes. Certains disent que la connaissance n'aiment pas les travailleurs suivant des procédures parce qu'ils se sentent qu'elle limite leur créativité ; mais la plupart du temps, ils seront heureuses de suivre une procédure tant qu'ils voient la valeur, de percevoir qu'elle les aide à mieux travailler et de produire un meilleur processus de sortie.

-Définitions processues sont des descriptions de niveau élevées au lieu de flux de travail rigide

Processus peuvent seulement être définies jusqu'à un certain niveau de détail, et il est difficile de fournir des instructions de travail de niveau faible ou d'automatiser les décisions. Parce qu'ils ne peuvent pas être formalisés en détail, la simulation de processus est rarement possible. Les décisions sont très subjectifs et trop complexes pour être exprimée dans une langue officielle, comme ils sont prises basés sur l'intuition et non pas sur des règles rigides.

Il est extrêmement important d'améliorer continuellement les processus de la connaissance, en créant un environnement dans lequel ils peuvent évoluer. Cela ne peut être atteints grâce à la coordination de diverses disciplines telles que la gestion des connaissances, gestion du changement, gestion des attentes, etc.... Il est essentiel d'établir un contexte de processus adéquats (la combinaison des technologies, procédures, personnes, etc... qui prennent en charge les processus). Le contexte du processus doit intégrer des mécanismes de rétroaction, évaluation du changement de procédures, techniques et méthodes d'amélioration du processus et doit être souples, afin d'être en mesure d'intégrer les améliorations de manière agile mais contrôlée.

Si le processus est instancié fréquemment et les instances sont homegeneous, il est possible de créer des modèles de processus beaucoup augmentent considérablement l'efficacité du processus. La meilleure façon d'assurer l'amélioration des processus est de générer un environnement dans lequel les gens sont motivés, enthousiastes et passionnés de la gestion des processus.

La plupart du temps, les processus de connaissances sont collaboratifs. En effectuant un processus en collaboration, il est possible que chaque tâche est effectuée par le travailleur plus spécialisé, expérimenté et compétent dans ce domaine spécifique.

Avoir un réseau de relations au sein de l'organisation est un atout très important pour les gens d'exécuter le processus de la connaissance.

Dans les dernières années, certaines organisations ont vu le jour dans le but de créer des communautés professionnelles autour de disciplines spécifiques tels que le développement de logiciels (SEI, ESI, etc...), gestion de projet (PMI), gestion de processus d'affaires (BPMI), IT Service Management (ITSMF), etc.... Un des objectifs de ces groupes est de développer un ensemble de connaissances qui compile les pratiques exemplaires de la discipline sous la forme de cadres de référence, des méthodes et des modèles de maturité. Ces actifs sont à considérer par toute organisation intéressée à la gestion des processus de connaissance.

Il est habituel que le processus de connaissance prennent la forme de projets à gérer leur exécution. Si la sortie du processus est un produit unique, gestion des travaux en tant que projet entraînera des avantages évidents.

Il y a certaines lignes directrices qui peuvent aider une organisation disposée à améliorer leurs processus de connaissances :

-Fournir la description du processus sur la façon d'aborder le travail

Essayez de trouver la meilleure façon de mener un processus de connaissance, en faisant les meilleures pratiques existant dans votre organisation (ou dans votre secteur d'activité) explicite. Publier des définitions de processus dans un format facile à consulter et à comprendre.

-Fournir des outils qui facilitent et de normaliser les travaux

Décider quels outils sont les meilleurs aider les travailleurs du savoir à accomplir leur travail. Il est très pratique, en vue d'obtenir l'utilisateur achète en impliquant tous les travailleurs de connaissances concernées dans le processus de décider quels outils seront utilisés. C'est une bonne idée de choisir un champion pour chaque outil, qui sera maître de son utilisation.

-Attribuer des propriétaires de processus

Choisissez une personne ayant des compétences en leadership et le niveau de responsabilité approprié et influence et lui faire rendre compte de l'amélioration continue du processus. Donner lui un objectif clair à atteindre et une motivation pour atteindre le but.

-Encourager la rétroaction pour l'amélioration des processus

Pour s'assurer que le flux d'informations entre les exécuteurs testamentaires et le propriétaire du processus est fluide, encourager les gens à contribuer à l'amélioration des processus par le biais de mesures incitatives. Utilisez votre imagination pour récompenser les contributeurs (tenir compte non seulement des primes).