Choisir un programme de comptabilité des petites entreprises

Un programme de comptabilité des petites entreprises devrait accomplir trois tâches : suivi des revenus et dépenses, générer des formulaires commerciaux et tenir des dossiers détaillés pour les autres actifs et passifs.

Suivi des revenus et dépenses

La tâche de suivi des revenus et des dépenses de l'entreprise est vraiment la tâche la plus importante d'un système de comptabilité. Si vous possédez ou gérez une petite entreprise, vous devez de toute évidence, un outil pour mesurer votre revenu et votre flux de trésorerie.

Bien que les programmes de chéquier comme Quicken et Microsoft Money gardons peu plus d'un chéquier, vous pouvez effectivement garder des dossiers financiers pour un droit de l'entreprise d'un chéquier. Pour ce faire, vous classer simplement les dépôts comme appartenant à une catégorie de revenus. Et lorsque vous écrivez un chèque ou faire quelques autre retrait, vous classez les frais comme appartenant à une catégorie de dépense.

Un problème avec l'aide d'un programme de chéquier, cependant, est qu'en utilisant un programme de chéquier, vous sont implicitement à l'aide comptable comptabilité de caisse pour suivre vos revenus et dépenses. Comptabilité comptabilité compte revenu lorsque vous recevez un dépôt et compte des frais lorsque vous écrivez un chèque.

Comptabilité comptabilité est facile à comprendre, et cela signifie que vous êtes moins susceptible de commettre des erreurs dans son application. Cependant, comptabilité comptabilité est généralement trop imprécise pour les entreprises plus compliqués. Si vous utilisez l'inventaire dans votre entreprise, par exemple, comptabilité comptabilité n'est pas très précise — et l'Internal Revenue Service ne le permet pas.

Et il y a aussi, autres circonstances, dans lequel comptabilité comptabilité produit des erreurs graves et généralement inacceptables en précision. Par exemple, si vous recevez souvent des fonds avant que vous avez effectivement gagné il, ou si vous subissez souvent frais bien avant il faut effectivement payer pour eux, vous devez utiliser un programme de comptabilité plus sophistiqué qu'un programme de chéquier.

Génération de formulaires d'affaires

La deuxième tâche qu'un programme de comptabilité des petites entreprises devrait vous aider est la génération de formulaires commerciaux. Forme d'entreprise la plus commune est simplement un chèque. N'importe quel chéquier programme vous aider à faire cela. Autres formes d'entreprises que les petites entreprises ont besoin souvent de produire incluent des factures, avoirs, relevés mensuels, bons de commande et ainsi de suite.

Si vous avez une petite entreprise aux exigences de forme très simple, peut-être vous avez besoin seules des contrôles — puis un programme de chéquier peut très bien fonctionner pour vous.

Toutefois, si vous avez des besoins de l'entreprise étendue ou compliqué forme génération, un progiciel comptable plus complet des petites entreprises, comme Intuit QuickBooks, de Peachtree complète comptabilité ou Microsoft Small Business Accounting fera un meilleur travail pour vous.

Si vous produisez des formes plus compliquées, mais que vous produisez ces autres formes avec un programme de traitement de texte, un programme de chéquier peut encore travailler pour vous.

Détaillée de tenue de registres pour les autres actifs et passifs

La troisième tâche qu'un programme de comptabilité des petites entreprises devrait vous aider est détaillée de la tenue de votre plus important actif et du passif. Un programme de chéquier vous permet de tenir des dossiers détaillés bons de caisse, et pour certaines entreprises, qui est le principal actif. Mais beaucoup de petites entreprises ont les autres importants actifs et passifs que dont ils ont besoin pour suivre, par exemple, les comptes débiteurs et l'inventaire des comptes fournisseurs du vendeur.

Si les outils de comptabilité du programme logiciel particulier fournissent adéquate archivage actif et de passif dépend de la situation. Toutefois, aucun programme de comptabilité des petites entreprises ne tout ce que vous en avez besoin de le faire. N'importe quel programme de comptabilité qui fournit une liste complète des fonctionnalités, par sa nature même, devient un défi à utiliser. Par exemple, se déplaçant à la comptabilité d'exercice ajoute une couche entière de complexité à la tenue des registres financier et conserver des rapports détaillés sur l'inventaire ajoute une autre couche.

Pour ces raisons, même si un programme particulier ne fait pas tout ce que vous en avez besoin de le faire, votre meilleur choix reste peut-être à utiliser le programme — et puis tout simplement vivre avec ses défauts.