Gestion électronique des documents

Gestion électronique de documents a été largement acceptée comme la pratique de créer et de stocker des documents. Ce qui manque d'acceptation commune est la nécessité de récupérer, archive et trier les documents selon les exigences. Avec des coûts immobiliers escalade fébrilement et processus des entreprises devient de plus en plus complexe et exigeante, la nécessité de mettre en place une gestion intégrée des documents électroniques

système croît de jour en jour. Réalisant à cette occasion, plusieurs éditeurs de logiciels mondiaux sont venus avec leurs produits de gestion de document pour faciliter ce processus et plus encore, et plusieurs organismes mettent en œuvre ce système dans le monde actuel.

Il est important de comprendre ce que gestion des documents électroniques exactement se réfère à et pourquoi est-il si important d'organisations, petites ou grandes. Système de gestion électronique de Document se réfère à un système par lequel documents sont créés, modifiées, stockés, distribués, sécurisés et récupérées à l'aide d'outils logiciels.

Une organisation doit réfléchir plusieurs fois et répondre à plusieurs questions avant qu'il aille sur l'implémentation d'un système de gestion de documents. Certaines des questions qui doivent être posées peuvent être:-
(1) Sont vos documents uniformément marqués et conserver pour la récupération des « doigt-pointes ».
(2) Peut facilement recueillir des documents connexes qui sont physiquement répartis à différents endroits.
(3) Votre personnel peut facilement localiser des documents créés ou modifiés par d'autres au sein de l'organisation, quel que soit le format et la méthode de création des documents.
(4) Combien de temps cela prend-il pour localiser le peloton souhaité des documents.
(5) Vous trouverez un type spécifique de documents similaires sur une plage de dates rapidement et efficacement.
(6) Pouvez vous suivre retour la personne responsable du traitement à n'importe quel document en particulier.

Répondant aux questions ci-dessus peut facilement vous aider à prendre une décision. Aussi, pour arriver à une conclusion, il faut garder à l'esprit les caractéristiques suivantes d'un système de gestion de documents approprié.
(a) devrait convertir votre bureau en un bureau sans papier par électroniquement le suivi de tous les documents.
(b) doit s'intègrent parfaitement avec vos méthodes de gestion de document Manuel existant.
(c) devrait aider votre entreprise à croître plus vite en assurant une disponibilité rapide et précise des informations.
(d) devrait vous aider à analyser l'efficacité des collaborateurs par le suivi des travaux de documentation qui leur est imparti.